Effektivität im Büro – Arbeiten mit System

Über ein Ordnungssystem am Schreibtisch zu verfügen ist grade an arbeitsreichen Tagen von besonderem Vorteil. Das Ordnungssystem muss nicht besonders ausgeklügelt sein, um die Effektivität zu steigern. Einfache kleine Helfer, können schon eine enorme Wirkung haben.  Am Anfang  jedes Ordnungssystems steht die Gewohnheitsentwicklung. Nicht Aufgeben lautet die Devise. Denn ist das Ordnungssystem geschaffen kostet es in den ersten Wochen eiserne Disziplin für die Umsetzung. Doch nach nicht allzu langer Zeit wird aus der eisernen Disziplin Gewohnheit. Ist man erst mal bei dem Stadium der Gewohnheit angekommen, entwickelt sich das Ordnungssystem zum äußerst Praktischen Helfer, welches Zeit spart und einen elegant am Frust vorbeischiffen lässt.

Grade am Schreibtisch ist Übersichtlichkeit und Struktur das A und O. Ablagen schaffen Klarheit und Untergliedern den Papierwust in übersehbare Stapel. Dies bewahrt vor dem Gefühl der totalen Überforderung, da die Arbeit überschaubar bleibt. Eine Möglichkeit der Einteilung ist beispielsweise der Bearbeitungsstand. Um die Papiere nach dem Bearbeitungsstand zu sortieren, sollte man über mindestens zwei Ablageflächen verfügen, um Erledigtes von noch zu Erledigendem zu trennen. Besser als zwei Ablageflächen sind allerdings drei oder mehr Ablageflächen und eine zusätzliche Schachtel für Dokumente, die man nicht mehr braucht und entsorgen kann. Drei Ablageflächen kann man unterteilen in dringend zu erledigende Aufträge, Aufträge die noch erledig werden müssen, aber noch Zeit haben und Aufträge, die man schon erledigt hat. Den Papierkram, den man schon erledigt hat sollte man vor Feierabend sofort in die vorgesehenen Ordner sortieren. Auch die Schachtel mit dem zu entsorgenden Dokumenten sollte man entweder sofern notwendig in den Schredder befördern oder in den Papierkorb wandern lassen. Stifte, Locher etc. lassen sich in dafür vorgesehene Ablagen schnell finden und sparen so Zeit und Nerven.

Ordner sollten übersichtlich im Regal sortiert stehen und gut sichtbar beschriftet sein. Sortieren kann man sie entweder Alphabetisch oder Thematisch. Wie man sieht ist es gar nicht schwer ein bisschen Struktur zu schaffen. Der Aufwand ist doch um einiges geringer als der Stress und Frust eines unstrukturierten Büros.

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