Die ganze Welt des Büros

Viele verbringen mehr Zeit im Büro als zu Hause. Es gibt keine Berufssparte, in der ein Büro nicht von Nöten ist. Große Unternehmen haben ganze Bürokomplexe, die mittelständischen Firmen benötigen meist nur ein Büro. Noch eine Variante ist das sogenannte Home-Office, das Büro zu Hause. Zum erfolgreichen und effektiven Arbeiten gehört ein gut sortiertes Büro. In früheren Zeiten, als die Technik noch nicht so fortgeschritten war, dominierten die unzähligen Ordner das Büro Bild. Heute im Zeitalter der fortschrittlichen Technologie ist ein Computer nicht mehr wegzudenken. Alle Arbeitsgänge werden im PC festgehalten und sind jederzeit wieder abrufbar.

Das richtige System entscheidet

Um im Büro nicht vom Chaos beherrscht zu werden, bedarf einigem Organisationstalent. Unterstützend für den Menschen gibt es zahlreiche kleine und große Helfer. Wie oben bereits erwähnt, führt der Computer dieses Ranking an. Ohne Computer würde heute nichts mehr funktionieren, bedenkt man die Flut an Emails die täglich versendet werden. Aber auch ein PC brauch Hilfe und Unterstützung in Form diverser Software. Standard Programme für Textverarbeitung und Tabellenkalkulationen sind meistens im Paket mit enthalten. Für komplexere Anforderungen gibt es spezielle Systeme und Unternehmen wie man Beispielsweise auf www.adito.de nachlesen kann. Einen kompetenten Fachmann sollten Unternehmen immer an ihrer Seite haben. Selten können Software Probleme alleine gelöst werden. Vorbei sind auch die Zeiten, in dem das Büro vollgestellt ist mit Röhren Monitor, Kopierer, Drucker und PC-Tower. Führende Hersteller bieten inzwischen sogenannte komplett PC´s an. Ein Gerät, indem alles integriert ist.

Die kleinen Helfer mit großer Wirkung

Angefangen von der kleinen Tacker Nadel bis hin zum kompletten Ordnersystem. Der Büroalltag wäre kaum zu bewältigen, gäbe es da nicht diese vielen kleinen nützlichen Dinge. Ein gut sortiertes Sortiment wird bei www.werbeartikel-discount.com geführt. Kugelschreiber, Textmarker, Heftnotizen, Locher, Büroklammern oder der einfache Bleistift. All das findet sich auf jedem Büroschreibtisch. Kunden erfreuen sich immer sehr über schöne Werbeartikel. Die Auswahl an Bürozubehör ist grenzenlos. Aber Aufpassen ist angesagt, nicht das die Fülle an Ordnungshelfer ins Chaos stürzen.

Eine firmeninterne Poststelle einrichten

Die effiziente Bearbeitung und schnelle Weiterleitung sowohl der eingehenden als auch der ausgehenden Post nimmt einen wichtigen Teil in der Unternehmensorganisation ein. Eine zügige Abwicklung in diesem Unternehmensbereich ist ein wichtiger Faktor bei der positiven Außendarstellung des Unternehmens bei Kunden und Lieferanten. Hilfreich kann dabei auch der Einsatz neuer Technologien sein. Schließlich soll der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich ausfallen, damit sich das Unternehmen wie bei TEC-PLACE.de beschrieben auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann.

Eine optimale Versandorganisation beginnt schon, bevor die Post das Unternehmen überhaupt verlässt. Um die Sendungen zu etikettieren, eignen sich spezielle Etikettendrucker am besten. Diese sind in verschiedenen Preisklassen und Ausführungen erhältlich. Genau wie ihre größeren Brüder im Büro können sie über eine USB-Schnittstelle mit einem PC verbunden werden, sind aber durch ihre kompakten Ausmaße wesentlich besser zu transportieren und können so auch an verschiedenen Orten zum Einsatz kommen. Moderne Modelle mit Thermodirektdrucker kommen

Handscanner

CC (BY, SA) by Michael Casey via flickr.com

sogar ganz ohne Tinte oder Toner aus, denn bei diesem Verfahren werden Buchstaben und Zahlen nur durch Hitze auf das Papier gebracht. Da Toner einen erheblichen Kostenfaktor bei der Druckernutzung darstellt, bietet sich so auch eine Möglichkeit, Kosten zu sparen. Außerdem verschmiert das Schriftbild nicht, und die Post ist immer ordentlich etikettiert. Schließlich ist auch das Erscheinungsbild der verschickten Korrespondenz eine Visitenkarte des Unternehmens.

Um immer einen genauen Überblick über den aktuellen Aufenthaltsort der Postsendungen zu haben, empfiehlt sich der Versand mit Sendungsverfolgung. Dabei werden Pakete und Briefe vor dem Versand mit einem maschinenlesbaren Barcode versehen. Dieser wird mit einem Handscanner eingelesen und registriert. Auf dem weiteren Weg wird dieser Barcode an den Sortierstationen gescannt und an eine zentrale Stelle weitergegeben. So lässt sich der präzise Ort der Sendung zu jedem Zeitpunkt genau nachhalten. Dieses auch Tracking & Tracing genannte Verfahren eignet sich natürlich besonders gut für Terminsendungen. Aber auch sonst kann es für den Fall interner oder externer Rückfragen sehr hilfreich sein, den genauen Aufenthaltsort der aufgegebenen Briefe oder Pakete nachvollziehen zu können. Eine auf diese Weise organisierte Poststelle unterstützt die Arbeit des Unternehmens und trägt zum Erfolg bei.