Sehen Sie den Schreibtisch vor lauter Akten nicht mehr?

(CC BY 2.0) by Kate Ter Haar via flickr.com

Wenn Sie beim Betreten Ihres Büros schon ein mulmiges Gefühl beschleicht, ist es Zeit, etwas zu tun! Nur wer Übersicht über alle Vorgänge hat, kann effizient arbeiten. Unter einem “Berg” von Akten, Notizen, Briefen, Memos etc. kann sich nämlich schnell etwas Wichtiges verbergen, das unerledigt zu sehr unangenehmen Konsequenzen führen kann. Es ist auch keineswegs ein Zeichen von Wichtigkeit, wenn sich der Schreibtisch biegt, sondern von fehlender Organisation. Je besser Sie organisiert sind, desto größer ist auch die Effektivität im Büro.

 

Wie können Sie gezielt für Ordnung sorgen?

Zunächst einmal sollten Sie sich, auch wenn es lästig ist, eine oder bei Bedarf mehrere Stunden gezielt mit den “Altlasten” beschäftigen. Das heißt, Sie sollten nach dem Prinzip der “drei Boxen” verfahren und rigoros alles einordnen. Die drei Boxen haben sich in der Praxis gut bewährt, denn sie sorgen für einen bewussten Umgang mit allen Dingen – und dies auch in Zukunft, wenn sich das System mental erst einmal etabliert hat.

 

Mit Boxen den Überblick behalten

Box 1 ist die mit wirklich Unnützem, wie einer Einladung eines Kunden vom letzten Sommer, weg damit! Box 2 ist die “Schummelbox”, bei der etwas unschlüssiges Verhalten noch erlaubt ist. Diese Box sollte aber klein sein und nur Dinge enthalten, die wirklich grenzwertig sind. Das kann ein Gegenstand sein, den man eventuell auch mit nach Hause nehmen will, oder Büromaterial, das auf seine Funktion (bald!) zu überprüfen ist.
Box 3 ist die wichtige, denn hier entscheidet man sich bewusst, was wirklich relevant und aufbewahrenswert ist. Akten, Ausdrucke von Emails und so weiter.

 

Man muss auch loslassen können

Im nächsten Schritt werden Box 1 und 2, wenn man letztere noch ein wenig geordnet hat, entleert, also ab zum Papiercontainer bzw. Müllkasten! Dieser Vorgang hat etwas sehr Symbolisches und wartet mit der besonders netten Belohnung auf den Aufräumenden, dass sein Schreibtisch nach vorüber gehendem Chaos wunderbar leer wirkt.

 

Die wirklich wichtigen Sachen warten aber auch noch einmal darauf, geordnet zu werden. “Wichtig” allein reicht hier nicht, es muss auch ein System hinein kommen. Dazu müssen eventuell neue Ordner angelegt werden, wenn man Vorgänge nicht gleich scannt und sie im PC “ordnet”. Ein System ist bei beiden Wegen natürlich erforderlich. Aber wenn nur noch wirklich relevante Dinge zu ordnen sind, ist Ordnunghalten ein Vergnügen!