Sehen Sie den Schreibtisch vor lauter Akten nicht mehr?

(CC BY 2.0) by Kate Ter Haar via flickr.com

Wenn Sie beim Betreten Ihres Büros schon ein mulmiges Gefühl beschleicht, ist es Zeit, etwas zu tun! Nur wer Übersicht über alle Vorgänge hat, kann effizient arbeiten. Unter einem “Berg” von Akten, Notizen, Briefen, Memos etc. kann sich nämlich schnell etwas Wichtiges verbergen, das unerledigt zu sehr unangenehmen Konsequenzen führen kann. Es ist auch keineswegs ein Zeichen von Wichtigkeit, wenn sich der Schreibtisch biegt, sondern von fehlender Organisation. Je besser Sie organisiert sind, desto größer ist auch die Effektivität im Büro.

 

Wie können Sie gezielt für Ordnung sorgen?

Zunächst einmal sollten Sie sich, auch wenn es lästig ist, eine oder bei Bedarf mehrere Stunden gezielt mit den “Altlasten” beschäftigen. Das heißt, Sie sollten nach dem Prinzip der “drei Boxen” verfahren und rigoros alles einordnen. Die drei Boxen haben sich in der Praxis gut bewährt, denn sie sorgen für einen bewussten Umgang mit allen Dingen – und dies auch in Zukunft, wenn sich das System mental erst einmal etabliert hat.

 

Mit Boxen den Überblick behalten

Box 1 ist die mit wirklich Unnützem, wie einer Einladung eines Kunden vom letzten Sommer, weg damit! Box 2 ist die “Schummelbox”, bei der etwas unschlüssiges Verhalten noch erlaubt ist. Diese Box sollte aber klein sein und nur Dinge enthalten, die wirklich grenzwertig sind. Das kann ein Gegenstand sein, den man eventuell auch mit nach Hause nehmen will, oder Büromaterial, das auf seine Funktion (bald!) zu überprüfen ist.
Box 3 ist die wichtige, denn hier entscheidet man sich bewusst, was wirklich relevant und aufbewahrenswert ist. Akten, Ausdrucke von Emails und so weiter.

 

Man muss auch loslassen können

Im nächsten Schritt werden Box 1 und 2, wenn man letztere noch ein wenig geordnet hat, entleert, also ab zum Papiercontainer bzw. Müllkasten! Dieser Vorgang hat etwas sehr Symbolisches und wartet mit der besonders netten Belohnung auf den Aufräumenden, dass sein Schreibtisch nach vorüber gehendem Chaos wunderbar leer wirkt.

 

Die wirklich wichtigen Sachen warten aber auch noch einmal darauf, geordnet zu werden. “Wichtig” allein reicht hier nicht, es muss auch ein System hinein kommen. Dazu müssen eventuell neue Ordner angelegt werden, wenn man Vorgänge nicht gleich scannt und sie im PC “ordnet”. Ein System ist bei beiden Wegen natürlich erforderlich. Aber wenn nur noch wirklich relevante Dinge zu ordnen sind, ist Ordnunghalten ein Vergnügen!

 

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Fehlzeiten und Krankheitskosten senken durch ergonomische Büromöbel

Viele Menschen üben beruflich eine sitzende Tätigkeit in einem Büro aus. Leider verursacht diese Art der Beschäftigung oftmals Rückenschmerzen. Um acht Stunden am Tag leistungsfähig zu sein, ist eine entsprechende Büroausstattung sinnvoll und empfehlenswert. Neben guter Qualität aller Einrichtungsgegenstände, muss dem Schreibtisch und dem Bürostuhl besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Dis Sitzgelegenheit ist bestenfalls ergonomisch geformtund passt sich somit der Wirbelsäule an. In diesem Zusammenhang ist eine Verstellung der Lehne im Lendenwirbelbereich von Vorteil. Außerdem sollte der Stuhl auch in der Sitzfläche horizontal verstellbar sein, um ein leichtes Abkippen nach vorne zu ermöglichen. Nur so kann dem Einklemmen von Nervenbahnen im Beckenbereich entgegengewirkt werden. Natürlich muss ein Bürostuhl der Größe des Mitarbeiters angemessen sein. Die Beine sollten im 90 Grad Winkel angeordnet sein, die Arme ebenfalls im 90 Grad Winkel auf dem Schreibtisch abgelegt werden können. Bei Bildschirmarbeitsplätzen empfiehlt sich ein Abstand von 50 bis 70 Zentimetern zum Computer.Bei einem Schreibtisch empfiehlt sich eine in der Höhe einstellbare Arbeitsfläche. So kann dieser großen und kleinen Personen individuell angepasst werden. Optimal ist ein Steh- und Sitztisch. So kann der Mitarbeiter von der sitzenden in die stehende Tätigkeit wechseln. Durch die unterschiedlichen Arbeitsbedingungen werden Rückenschmerzen vorgebeugt.Bei den übrigen Büromöbeln kommt es auf die jeweilige Beschäftigung an. Wird beispielsweise mit vielen Hängeordnern gearbeitet, benötigt der Mitarbeiter entsprechende Hängeablagen. Liegt die Arbeitsweise mit Stehordnern im Vordergrund, sind ebenfalls entsprechende Ablagemöglichkeiten vorzuhalten. Selbstverständlich braucht jedes Büro, abhängig von Größe und Personenzahl, einen angemessenen Kleiderschrank. Beistelltische für Büromaterial wie beispielsweise Schreibpapier, Rechenmaschine oder Kleinkram gehören ebenfalls in ein gut organisiertes Büro. Die Qualität der genannten Gegenstände ist hier nur zweitrangig, sollte aber nicht unberücksichtigt bleiben.

Es lohnt sich grundsätzlich in eine vernünftige und gehobene Büroausstattung zu investieren. Nur so wird unter anderem entsprechende Motivation erzeugt. Ferner entstehen krankheitsbedingt weniger Fehlzeiten und die Arbeitseffektivität steigt.

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Kaffee – Die richtige Maschine erleichtert den Büroalltag

Kaffee schmeckt, ist in Maßen gesund und hat eine anregende Wirkung. Bereits im 9. Jahrhundert wurde Kaffee in Äthiopien erwähnt. Man nimmt an, dass die Region Kaffa im Südwesten Äthiopiens sein Ursprungsgebiet ist – daher stammt auch der Name. Von dort aus gelangte er wahrscheinlich im 14. Jahrhundert über Sklavenhändler nach Arabien.

(CC BY 2.0) by evangelisch - flickr.com

In Deutschland wurde Kaffee nach dem Zweiten Weltkrieg zu einem Statussymbol. Es hieß, wer Kaffee trank, konnte sich wieder etwas leisten. Doch lange Zeit hatte das schwarze Getränk eher einen “bedenklichen” Ruf. Beispielsweise kursierte lange das Gerücht, dass Kaffee dem Körper Wasser entziehe. Mittlerweile weiß man, dass man die Kaffeemenge, die man zu sich nimmt, sogar zum täglichen Flüssigkeitsbedarf hinzurechnen kann. Außerdem ist heute wissenschaftlich erwiesen, dass Kaffee – sofern man ihn in Maßen zu sich nimmt, sprich nicht mehr als einige Tassen pro Tag trinkt, – sogar eine positive Wirkung auf die Gesundheit haben kann. Kaffee enthält zahlreiche positive Inhaltsstoffe, wie beispielsweise Mineralstoffe, Proteine, Vitamine und ein hohen Anteil an Antioxidantien. Diese Kombination kann bei der Prävention von verschiedenen Krankheitsbildern helfen. Es konnte beispielsweise belegt werden, dass sich Kaffee unter anderem bei der Vorbeugung von Diabetes, Alzheimer bzw. Demenz und Parkinson positiv auswirken kann.

Kein Wunder also, dass das “schwarze Gold” so gern getrunken wird. Heute ist Kaffee des Deutschen liebstes Getränk – etwa 150 Liter trinkt ein Bundesbürger durchschnittlich im Jahr. Damit nimmt er mehr Kaffee als Bier oder Wasser zu sich. Insofern darf Kaffee selbstverständlich auch im Büro nicht fehlen. Allein seine anregende Wirkung kann an einem langen Bürotag manchmal Wunder wirken. Er macht wach und fördert die Konzentration. Und: Ein guter Kaffee macht auch dem Kunden Freude. Den Mitarbeitern natürlich sowieso. Bei einem hohen Kaffeekonsum im Büro sollte man deshalb unbedingt die richtige Kaffeemaschine haben. Mit ihr kann man Zeit sparen und den Büroalltag immens erleichtern. Sie sollte sich einfach bedienen lassen, leicht zu reinigen sein und in kurzer Zeit einen guten Kaffee zubereiten. Schließlich ist es beim Arbeiten nicht praktikabel, wenn sich eine lange Schlange in der Küche beim Kaffee kochen bildet. Eine gute Kaffeemaschine ist daher für einen funktionierenden Arbeitsalltag unersetzbar. Und mit leckerem Kaffee arbeitet es sich auch gleich viel leichter.

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