Effektivität im Büro – Arbeiten mit System

Über ein Ordnungssystem am Schreibtisch zu verfügen ist grade an arbeitsreichen Tagen von besonderem Vorteil. Das Ordnungssystem muss nicht besonders ausgeklügelt sein, um die Effektivität zu steigern. Einfache kleine Helfer, können schon eine enorme Wirkung haben.  Am Anfang  jedes Ordnungssystems steht die Gewohnheitsentwicklung. Nicht Aufgeben lautet die Devise. Denn ist das Ordnungssystem geschaffen kostet es in den ersten Wochen eiserne Disziplin für die Umsetzung. Doch nach nicht allzu langer Zeit wird aus der eisernen Disziplin Gewohnheit. Ist man erst mal bei dem Stadium der Gewohnheit angekommen, entwickelt sich das Ordnungssystem zum äußerst Praktischen Helfer, welches Zeit spart und einen elegant am Frust vorbeischiffen lässt.

Grade am Schreibtisch ist Übersichtlichkeit und Struktur das A und O. Ablagen schaffen Klarheit und Untergliedern den Papierwust in übersehbare Stapel. Dies bewahrt vor dem Gefühl der totalen Überforderung, da die Arbeit überschaubar bleibt. Eine Möglichkeit der Einteilung ist beispielsweise der Bearbeitungsstand. Um die Papiere nach dem Bearbeitungsstand zu sortieren, sollte man über mindestens zwei Ablageflächen verfügen, um Erledigtes von noch zu Erledigendem zu trennen. Besser als zwei Ablageflächen sind allerdings drei oder mehr Ablageflächen und eine zusätzliche Schachtel für Dokumente, die man nicht mehr braucht und entsorgen kann. Drei Ablageflächen kann man unterteilen in dringend zu erledigende Aufträge, Aufträge die noch erledig werden müssen, aber noch Zeit haben und Aufträge, die man schon erledigt hat. Den Papierkram, den man schon erledigt hat sollte man vor Feierabend sofort in die vorgesehenen Ordner sortieren. Auch die Schachtel mit dem zu entsorgenden Dokumenten sollte man entweder sofern notwendig in den Schredder befördern oder in den Papierkorb wandern lassen. Stifte, Locher etc. lassen sich in dafür vorgesehene Ablagen schnell finden und sparen so Zeit und Nerven.

Ordner sollten übersichtlich im Regal sortiert stehen und gut sichtbar beschriftet sein. Sortieren kann man sie entweder Alphabetisch oder Thematisch. Wie man sieht ist es gar nicht schwer ein bisschen Struktur zu schaffen. Der Aufwand ist doch um einiges geringer als der Stress und Frust eines unstrukturierten Büros.

Effektivität am Arbeitsplatz – Mitspracherecht

Wer sein eigenes Leben selbst gestaltet lebt es meist motivierter als Menschen die fremdbestimmt leben. Dies gilt auch für die Produktivität am Arbeitsplatz. Ein nur funktionaler Arbeitsplatz ist nicht zwangsläufig der Produktivere. Wer Mitspracherecht bei der Gestaltung seines Arbeitsplatzes genießt arbeitet effektiver. Dies beweist auch eine Studie die an der Universität Exeter durchgeführt wurde.  Craig Knight und Alex Haslam führten insgesamt drei Studien mit 2000 Teilnehmern durch, um zu erfahren, ob die freie Gestaltung des Arbeitsplatzes im Zusammenhang mit der Produktivität steht. Die Ergebnisse sind grade, wenn man den aktuellen Trend zum puristischen, funktionalen Büro hin betrachtet sehr signifikant und sollten in jedem Fall einmal näher betrachtet werden. Aus der Studie geht hervor, dass die eigene Gestaltung mit Pflanzen und Bildern die Produktivität bis zu 17% steigern kann. Die Probanden, die ihren Arbeitsplatz komplett selbst gestalten durften steigerte sich die Produktivität um bis zu 32%.

Sicherlich ist die eigene Gestaltung nicht der einzige Aspekt, der zu Steigerung der Produktivität führt. Ein anderer Aspekt der fast noch wichtiger scheint ist die Eigenverantwortung und Teilhabe  die durch das Mithineingenommenwerden in den Gestaltungsprozess entsteht. Fühlt man sich selbst integriert in die Firma, arbeitet man wesentlich motivierter. Es scheint, als ob man nicht mehr nur zu einem Arbeitsplatz geht, an dem man völlig austauschbar ist, sondern man wird zu einem Individuum, das trotzdem Teil eines Ganzen ist und einen wichtigen Beitrag leistet. Man arbeitet nicht mehr nur für den Chef, sondern ist Teil des Unternehmens. Das Gefühl ein Teil des Ganzen zu sein steigert die Motivation gute Leistungen zu erbringen, da sie nicht nur für Andere, sondern auch für einen selbst sind. Dies ist eine nach oben führende Spirale. Arbeitet man motivierter, bringt man bessere Ergebnisse und dies führt wiederum dazu, dass man noch Motivierter ist bessere Ergebnisse zu bringen, was wiederum die Leistung steigert. Alles fängt an mit ein bisschen Mitsprache.

Klackern, Trippeln, Trampeln – die Wahl des Richtigen Fußbodens

Der Fußboden eines Raumes kann die Arbeitsatmosphäre im Büro wesentlich verändern, hätten Sie das gedacht? Vor allem in einem Großraumbüro ist er von immenser Wichtigkeit. Wer kennt das nicht, grade hat man sich in die Arbeit vertieft reißt das klackern der Absätze, die an einem vorbeilaufen einen prompt aus dem genialen Gedankengang raus. Manchmal ist es aber auch der nette Kollege am Schreibtisch nebenan der immer nervös mit dem Fuß auf den Boden klopft. Es reicht auch schon, wenn jemand im Vorbeigehen nur fest genug auftritt so dass auch der eigene Schreibtisch bei jedem Schritt zittert. Wenn das jedoch alles zusammenkommt ist der  gewöhnliche Wahnsinn vorprogrammiert. All diese alltäglichen kleinen Probleme, die die Effektivität des Arbeitens jedoch trotzdem erheblich einschränken können, können durch den richtigen Boden behoben werden. Teppich beispielsweise ist ein beliebter Friedenstifter. Jedes Klackern, Trippeln und Trampeln verebbt geräuschlos in ihm. Damit das Büro aber trotz verschüttetem Kaffee und nassen Tagen gut aussieht sollte er klug gewählt werden. Dunkle Farben und auch dezente Muster sind gut dafür geeignet so manches Malheur zu verbergen. Robust genug für die wöchentliche oder auch tägliche Reinigung muss er sein und trotzdem dick genug um Geräusche zu verschlucken. Der Flor darf allerdings nicht zu hoch sein damit der von der Straße reingebrachte Dreck keine unschönen plattgetretenen Flecken hinterlässt. Für diejenigen die keinen Teppich mögen gibt es auch andere Alternativen. Weicher Linoleum ist wahrscheinlich die günstigste Variante. Jedoch muss hier darauf geachtet werden, dass er trotzdem fest genug ist um jeden Absatz klaglos zu ertragen und dass er gut gedämmt ist.

Kork ist teurer in der Anschaffung, aber auch Qualitativ hochwertiger. Es gibt ihn in verschiedenen Designs und Qualitätsstufen. Auch hier sollte auf eine gute Dämmung geachtet werden. Er gibt dem Raum eine schöne Optik. Eine gute Beratung bei der Wahl ihres Bodens schont im Endergebniss die Nerven Ihrer Mitarbeiter und dadurch Ihren Geldbeutel, weil die Arbeitsleistung gesteigert werden kann.