Effektivität im Büro – Arbeiten mit System

Über ein Ordnungssystem am Schreibtisch zu verfügen ist grade an arbeitsreichen Tagen von besonderem Vorteil. Das Ordnungssystem muss nicht besonders ausgeklügelt sein, um die Effektivität zu steigern. Einfache kleine Helfer, können schon eine enorme Wirkung haben.  Am Anfang  jedes Ordnungssystems steht die Gewohnheitsentwicklung. Nicht Aufgeben lautet die Devise. Denn ist das Ordnungssystem geschaffen kostet es in den ersten Wochen eiserne Disziplin für die Umsetzung. Doch nach nicht allzu langer Zeit wird aus der eisernen Disziplin Gewohnheit. Ist man erst mal bei dem Stadium der Gewohnheit angekommen, entwickelt sich das Ordnungssystem zum äußerst Praktischen Helfer, welches Zeit spart und einen elegant am Frust vorbeischiffen lässt.

Grade am Schreibtisch ist Übersichtlichkeit und Struktur das A und O. Ablagen schaffen Klarheit und Untergliedern den Papierwust in übersehbare Stapel. Dies bewahrt vor dem Gefühl der totalen Überforderung, da die Arbeit überschaubar bleibt. Eine Möglichkeit der Einteilung ist beispielsweise der Bearbeitungsstand. Um die Papiere nach dem Bearbeitungsstand zu sortieren, sollte man über mindestens zwei Ablageflächen verfügen, um Erledigtes von noch zu Erledigendem zu trennen. Besser als zwei Ablageflächen sind allerdings drei oder mehr Ablageflächen und eine zusätzliche Schachtel für Dokumente, die man nicht mehr braucht und entsorgen kann. Drei Ablageflächen kann man unterteilen in dringend zu erledigende Aufträge, Aufträge die noch erledig werden müssen, aber noch Zeit haben und Aufträge, die man schon erledigt hat. Den Papierkram, den man schon erledigt hat sollte man vor Feierabend sofort in die vorgesehenen Ordner sortieren. Auch die Schachtel mit dem zu entsorgenden Dokumenten sollte man entweder sofern notwendig in den Schredder befördern oder in den Papierkorb wandern lassen. Stifte, Locher etc. lassen sich in dafür vorgesehene Ablagen schnell finden und sparen so Zeit und Nerven.

Ordner sollten übersichtlich im Regal sortiert stehen und gut sichtbar beschriftet sein. Sortieren kann man sie entweder Alphabetisch oder Thematisch. Wie man sieht ist es gar nicht schwer ein bisschen Struktur zu schaffen. Der Aufwand ist doch um einiges geringer als der Stress und Frust eines unstrukturierten Büros.

Die perfekte Tasche fürs Büro

Schön soll sie sein und trotzdem praktisch. Über Stil verfügen, aber auch übersichtlich sein. Robust und aus gutem Material. Eine Tasche zu finden, die alle Wünsche erfüllt, die man an eine perfekte Bürotasche stellt, ist nicht so einfach. Man erwartet viel und doch sind die Wünsche nicht spezifisch genug, um konkret auf die Suche gehen zu können. Die Dame möchte nicht unbedingt mit der typischen Aktentasche ins Büro und auch der stilbewusste Herr hätte gerne etwas mit mehr Geschmack.

Ein Material, dass über sehr viel Charme und Strapazierfähigkeit verfügt ist Leder. Leder ist bei guter Pflege nicht nur Langlebig, sondern sieht grade im Alterungsprozess immer besser aus. Ledertaschen gibt es in vielen Farben. Da eine gute Ledertasche auch ihren Preis hat, ist es klug eine Ledertasche in möglichst neutralem Ton, wie z.B. in schwarz oder in gedeckten Naturtönen zu wählen. Taschen in diesen Farben sehen edel aus und passen gut zu jedem Outfit.

Aber nicht nur Farbe und Material einer Tasche sind wichtig, sondern auch die Größe und Form. Die Tasche sollte eine Größe haben, die  angenehm zu tragen ist und trotzdem den Anforderungen genügt d.h. Genug Platz für alle benötigten Materialien bietet. Ein Laptop, der Timer und Schreibutensilien sollten ohne Probleme hineinpassen. Eine gute Einteilung ist äußerst praktisch und für die perfekte Tasche unabdingbar. Kleine Laschen für Stifte, verschiedene Fächer für den Laptop, Handy etc. sind wichtige Helfer, um Chaos in der Tasche zu vermeiden.

Die Form der Tasche kann bei der Dame ruhig über feminine Details verfügen, sollte jedoch nicht verspielt oder romantisch wirken, sondern eher schlicht. Der Herr kann auf die klassische Aktentasche zurückgreifen, wenn sie aus hochwertigem Material ist. Auch unter den Aktentaschen gibt es unterschiedlich Designs. Ein guter Schnitt ist hier nicht zu verachten. Wichtig ist, dass die Tasche trotz ihrer Funktionalität und dem stilvollen Design auch zum Rest ihrer Garderobe passt. Sie sollte Ihnen also wirklich gefallen, dann wird sie sich wahrscheinlich auch gut in ihre Garderobe einfügen.

Effektivität am Arbeitsplatz – Mitspracherecht

Wer sein eigenes Leben selbst gestaltet lebt es meist motivierter als Menschen die fremdbestimmt leben. Dies gilt auch für die Produktivität am Arbeitsplatz. Ein nur funktionaler Arbeitsplatz ist nicht zwangsläufig der Produktivere. Wer Mitspracherecht bei der Gestaltung seines Arbeitsplatzes genießt arbeitet effektiver. Dies beweist auch eine Studie die an der Universität Exeter durchgeführt wurde.  Craig Knight und Alex Haslam führten insgesamt drei Studien mit 2000 Teilnehmern durch, um zu erfahren, ob die freie Gestaltung des Arbeitsplatzes im Zusammenhang mit der Produktivität steht. Die Ergebnisse sind grade, wenn man den aktuellen Trend zum puristischen, funktionalen Büro hin betrachtet sehr signifikant und sollten in jedem Fall einmal näher betrachtet werden. Aus der Studie geht hervor, dass die eigene Gestaltung mit Pflanzen und Bildern die Produktivität bis zu 17% steigern kann. Die Probanden, die ihren Arbeitsplatz komplett selbst gestalten durften steigerte sich die Produktivität um bis zu 32%.

Sicherlich ist die eigene Gestaltung nicht der einzige Aspekt, der zu Steigerung der Produktivität führt. Ein anderer Aspekt der fast noch wichtiger scheint ist die Eigenverantwortung und Teilhabe  die durch das Mithineingenommenwerden in den Gestaltungsprozess entsteht. Fühlt man sich selbst integriert in die Firma, arbeitet man wesentlich motivierter. Es scheint, als ob man nicht mehr nur zu einem Arbeitsplatz geht, an dem man völlig austauschbar ist, sondern man wird zu einem Individuum, das trotzdem Teil eines Ganzen ist und einen wichtigen Beitrag leistet. Man arbeitet nicht mehr nur für den Chef, sondern ist Teil des Unternehmens. Das Gefühl ein Teil des Ganzen zu sein steigert die Motivation gute Leistungen zu erbringen, da sie nicht nur für Andere, sondern auch für einen selbst sind. Dies ist eine nach oben führende Spirale. Arbeitet man motivierter, bringt man bessere Ergebnisse und dies führt wiederum dazu, dass man noch Motivierter ist bessere Ergebnisse zu bringen, was wiederum die Leistung steigert. Alles fängt an mit ein bisschen Mitsprache.