Eine firmeninterne Poststelle einrichten

Die effiziente Bearbeitung und schnelle Weiterleitung sowohl der eingehenden als auch der ausgehenden Post nimmt einen wichtigen Teil in der Unternehmensorganisation ein. Eine zügige Abwicklung in diesem Unternehmensbereich ist ein wichtiger Faktor bei der positiven Außendarstellung des Unternehmens bei Kunden und Lieferanten. Hilfreich kann dabei auch der Einsatz neuer Technologien sein. Schließlich soll der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich ausfallen, damit sich das Unternehmen wie bei TEC-PLACE.de beschrieben auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann.

Eine optimale Versandorganisation beginnt schon, bevor die Post das Unternehmen überhaupt verlässt. Um die Sendungen zu etikettieren, eignen sich spezielle Etikettendrucker am besten. Diese sind in verschiedenen Preisklassen und Ausführungen erhältlich. Genau wie ihre größeren Brüder im Büro können sie über eine USB-Schnittstelle mit einem PC verbunden werden, sind aber durch ihre kompakten Ausmaße wesentlich besser zu transportieren und können so auch an verschiedenen Orten zum Einsatz kommen. Moderne Modelle mit Thermodirektdrucker kommen

Handscanner

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sogar ganz ohne Tinte oder Toner aus, denn bei diesem Verfahren werden Buchstaben und Zahlen nur durch Hitze auf das Papier gebracht. Da Toner einen erheblichen Kostenfaktor bei der Druckernutzung darstellt, bietet sich so auch eine Möglichkeit, Kosten zu sparen. Außerdem verschmiert das Schriftbild nicht, und die Post ist immer ordentlich etikettiert. Schließlich ist auch das Erscheinungsbild der verschickten Korrespondenz eine Visitenkarte des Unternehmens.

Um immer einen genauen Überblick über den aktuellen Aufenthaltsort der Postsendungen zu haben, empfiehlt sich der Versand mit Sendungsverfolgung. Dabei werden Pakete und Briefe vor dem Versand mit einem maschinenlesbaren Barcode versehen. Dieser wird mit einem Handscanner eingelesen und registriert. Auf dem weiteren Weg wird dieser Barcode an den Sortierstationen gescannt und an eine zentrale Stelle weitergegeben. So lässt sich der präzise Ort der Sendung zu jedem Zeitpunkt genau nachhalten. Dieses auch Tracking & Tracing genannte Verfahren eignet sich natürlich besonders gut für Terminsendungen. Aber auch sonst kann es für den Fall interner oder externer Rückfragen sehr hilfreich sein, den genauen Aufenthaltsort der aufgegebenen Briefe oder Pakete nachvollziehen zu können. Eine auf diese Weise organisierte Poststelle unterstützt die Arbeit des Unternehmens und trägt zum Erfolg bei.